La méthode S.C.R.I.P.T. le guide pour un cahier des charges impactant

Présentation de la méthode SCRIPT

Pour vous aider à rédiger un cahier des charges complet et efficace, nous vous présentons la méthode SCRIPT, une méthode en six étapes clés : Specification (Spécifications), Criteria (Critères), Requirements (Exigences), Implementation (Mise en œuvre), Planning (Planification) et Technology (Technologies). L'utilisation de la méthode S.C.R.I.P.T. permet de couvrir le sujet à 360°, d'obtenir un alignement métier / IT, et de parvenir à un document d'appel d'offres efficace, sécurisant ainsi la réalisation de l'application.

Résumé de la méthode

Specification (Spécifications)

Les spécifications sont la fondation de votre cahier des charges. En général ce point est bien couvert mais certains éléments peuvent manquer et il est essentiel de définir clairement les éléments structurants du projet :

• Périmètre : décrivez le plan de l'application et la liste des fonctionnalités principales. Cette vue d'ensemble vous permet de cadrer le projet et d'avoir un vocabulaire commun avec les prestataires consultés. Fournissez un plan par application à développer (application web, application mobile, application backoffice…).
• User stories : établissez une liste des besoins utilisateurs pour donner une idée claire des fonctionnalités attendues. Essayez d'être cohérent sur la profondeur de détails en fonction du niveau d'importance de la fonctionnalité. Une erreur que l'on voit souvent dans le cahier des charges est d'avoir un fort niveau de détails sur des écrans moins prioritaires (comme la création de compte et de connexion, alors qu'il n'y a pas vraiment de surprise) et un niveau de détails trop faible et qui laisse trop d'interprétations possibles sur les fonctionnalités phares de l'application.
• Premières maquettes : fournissez a minima les maquettes de votre First Use Case. Vous pouvez compléter avec des maquettes d'autres écrans importants et structurants pour votre application.
• Orientations graphiques : précisez les choix et les contraintes graphiques du projet pour guider le design souhaité.

Conseil : démarrez par un plan d'application (site map ou application map) réalisé à l'aide d'un outil de mind map, priorisez les écrans par importance pour l'utilisateur et détaillez les fonctionnalités en partant du plus important au moins important.

La plupart des cahiers des charges s'arrêtent ici. Même si c'est une partie essentielle du document il reste encore beaucoup d'éléments à préciser.

Criteria (Critères)

Vous devez être le plus clair possible avec les prestataires consultés (et pour vous même) sur les exigences de votre appel d'offres :

• Budget : partagez l'enveloppe budgétaire du projet pour éviter des propositions irréalistes.
• Déroulement de l'appel d'offres : expliquez le contenu attendu et la structure de la réponse souhaitée. Ajoutez un tableau avec chaque étape et dates de l'appel d'offres.
• Livrables : prenez le temps de lister les livrables du projet, le code n'est pas le seul livrable attendu, vous attendez certainement de la documentation technique et/ou des standards de qualité du projet et/ou utilisateur, des éléments de design, etc. Précisez que tous les livrables produits pendant le projet seront votre propriété intellectuelle, cela parait évident mais c'est toujours mieux de le dire. 😁
• Critères de choix : en plus du critère évident du prix, ajoutez des critères sur la qualité, des références similaires, le respect du planning et l'expertise technique de l'équipe projet. Vous pouvez aussi compléter la liste avec un critère du culture fit et d'alignement avec l'approche méthodologique souhaitée. Une seule règle : le prix ne doit pas être votre seul critère de sélection (je sais je me répète…).

Conseil : vous pouvez exiger une garantie longue sur la correction des bugs, par exemple pendant 1 an après la livraison du code, pour aligner votre exigence de qualité avec celle du prestataire.

Requirements (Exigences)

Pour que le prestataire comprenne bien vos attentes, il est important de détailler les objectifs du projet et les résultats attendus :

• Vision de l'entreprise : donnez une vue d'ensemble de l'entreprise et de l'écosystème dans lequel le projet s'insère.
• État des lieux : détaillez l'existant, le rôle de la nouvelle application et son interaction avec d'autres systèmes. Indiquez clairement l'objectif du cahier des charges et ce que vous attendez du nouveau projet.
• Ambition du projet (le plus important) : explicitez l'objectif du projet avec un critère de succès clair et SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel).

Conseil : dans Discovery Discipline, l'ambition du projet est exprimée avec un “Success Criteria” et un “Damage Control” car obtenir le critère de succès ne doit pas être coûte que coûte, il y a toujours des effets de bords que l'on doit contenir.

Implementation (Mise en œuvre)

Décrire la méthodologie qui sera utilisée pour la réalisation du projet est essentiel pour créer un alignement entre la façon de travailler du prestataire et celle que vous souhaitez pour la réussite du projet :

• Suivi du projet : détaillez le dispositif de suivi chez vous et la méthodologie à utiliser par le prestataire. Une approche agile est fortement recommandée, oui même en cas d'externalisation l'approche agile est souvent la bonne voie à suivre.
• Rôles et responsabilités : listez et décrivez les rôles et les responsabilités de l'ensemble de l'équipe projet (chez vous et chez le prestataire). Une personne peut porter plusieurs rôles et un rôle peut être porté par plusieurs personnes. Pour chaque rôle précisez s'il sera tenu par une personne chez vous ou chez le prestataire ou les deux.
• Gestion des bugs et maintenance : évoquez les exigences pour le traitement des bugs et les évolutions futures, afin de garantir la pérennité du projet.

Conseils : détaillez le rôle et les responsabilités des acteurs du projet (en interne et chez le prestataire), ainsi que les événements réguliers du projets (quels événements pour travailler sur la vision du produit et quels événements pour travailler sur la réalisation du projet).

Planning (Planification)

Un planning détaillé aide à structurer le projet et à fixer des attentes réalistes :

• Grandes étapes : décomposez le projet en phases distinctes.
• Jalons : définissez-les (nombreux) points d'alignements souhaités, pour suivre l'avancement, recueillir le plus tôt possible et le plus souvent possible du feedback et rester agile pendant le projet (oui je me répète encore, c'est voulu 😉).

Technology (Technologies)

Enfin, il est crucial de préciser les éléments techniques structurants du projet :

• Architecture : fournissez un schéma de l'architecture envisagée.
• Technologies : indiquez les frameworks, l'infrastructure, l'outillage et les solutions d'hébergement prévues.
• Volumétrie : partagez des chiffres sur le volume de données, le nombre d'utilisateurs de l'application, le taux d'usage de l'application ou toute autre information qui aidera le prestataire à mieux anticiper certaines difficultés de charge et/ou de volume.
• Sécurité et qualité : énoncez les exigences de performance, d'accessibilité et de sécurité, ainsi que la manière dont le prestataire collaborera avec vos équipes internes.

Soyez précis dans votre description (React en front, .NET Core en back, AWS pour l'hébergement, Flutter sur l'application mobile, utilisation du Design System de l'entreprise, utilisation de Jira, etc.). Vous devez décrire la stack technique idéale pour vous et pour votre projet au sein de votre SI, et ne pas subir les choix du prestataire en fonction de ses compétences.

Conclusion

Ne laissez pas la rédaction du cahier des charges au hasard. Utilisez la méthode SCRIPT pour structurer vos projets et assurer leur succès.

Cadeau bonus (parce qu'un cadeau ça fait toujours plaisir) : pour vous aider davantage, exFabrica vous offre un modèle de sommaire de cahier des charges en téléchargement.